Основные средства журнал о спецтехнике и автотранспорте: О журнале – Основные средства

Средства массовой информации

8-800-700-212-2 8-495-212-212-2

1. Главная
2. Партнеры
3. Средства массовой информации

Журнал о спецтехнике и автотранспорте «Основные средства»

http://www.os1.ru/

В журнале рассматриваются вопросы производства и эксплуатации строительной, дорожной и специальной техники.

Vertikalnet.Ru: Всё о подъемной технике!

http://vertikalnet.ru/

Информационный портал Vertikalnet.ru — уникальный ресурс, посвященный подъемной технике, не имеющий аналогов среди российских информационных площадок.

Грузовик — энциклопедия производителей техники

http://www.gruzovik.ru/

Каталог грузовой и спецтехники, коммерческого транспорта с подробными техническими характеристиками. Предложения по продаже техники. Отраслевые новости, статьи, тесты. Фото- и видеоматериалы.

Все о строительной технике

http://www.buildernet.ru/

Информационный интернет-портал Buildernet.ru станет вашим экспертом и помощником в мире дорожно-строительной техники.

MASCUS

http://www.mascus.ru/

Портал по продаже спецтехники и транспорта.

Интернет-портал «Югспецтехника»

http://www.ugspectehnika.ru/

Интернет-портал о спецтехнике.

«Кто есть кто на рынке спецтехники»

http://www.cdminfo.ru/

«Кто есть кто на рынке спецтехники» — интернет-каталог спецтехники.

«Автомобильные дороги»

http://www.avtodorogi-magazine.ru/

Ежемесячный информационно-аналитический журнал «Автомобильные дороги».

«ЖКХ и строительство»

 http://www.dorkomstroy.ru/

Журнал «ЖКХ и строительство». Общероссийский информационно-аналитический журнал. Информирует профильные рынки об услугах, новых технологиях, материалах, технике и оборудовании.

Городское хозяйство и ЖКХ

http://www.gkh.ru/

На сайте представлена систематизированная актуальная информация, необходимая нормативная база, актуальные статьи, мнения экспертов, ответы на вопросы, полезный опыт в области ЖКХ.

«Московские торги»

http://www.e-torgi.ru/

Информационный портал «Московские торги» — это новый информационно-аналитический портал для бизнеса.

«Строительная Техника и Технологии»

http://mediaglobe.ru/magazines/ctt_magazine/

«Строительная Техника и Технологии» — международный специализированный информационно-аналитический журнал.

Издательский дом «Современные стратегии»

http://www.sovstrat.ru/

Основная задача журнала – освещение проблем и задач, существующих в транспортной отрасли Российской Федерации и попытка общими усилиями всех заинтересованных ведомств, компаний и отраслевых структур найти решения для эффективной реализации «Транспортной стратегии РФ до 2020 года».

Федеральный журнал «Деловая Россия: промышленность, транспорт, социальная жизнь»

http://www.delruss.ru/

Журнал освещает широкий спектр экономических и социальных тем и является информационной площадкой для активных и успешных участников рынка, предлагающей инновационные решения актуальных задач бизнеса.

Журнал «Дорожная держава»

http://www.dorvest.ru/

«Дорожная держава» — журнал, который раскрывает особенности развития дорожной отрасли посредством исследования не только российского, но и зарубежных рынков.

Национальный каталог техники «СТРОЙДОРМАШ»

http://www.sdm-katalog.ru/

Каталог рассчитан на руководителей и специалистов организаций, эксплуатирующих дорожную и строительную технику, предоставляя им объективную, систематизированную информацию о состоянии рынка дорожной и строительной техники.

Издательство «Август медиа групп»

http://www. augustmedia.ru/

Журнал городского жизнеобеспечения «Август медиа групп».

Научно-практический журнал «Твердые бытовые отходы»

http://www.solidwaste.ru/

Журнал «Твердые бытовые отходы» ориентирован на освещение вопросов, связанных с захоронением, рециклингом, утилизацией, сбором и транспортированием бытового мусора.

«Дороги и люди»

 http://dorogiludi.ru/

Дорожное строительство, обеспечение безопасности дорожного движения, в том числе, посредством дорожных и мостовых ограждений барьерного типа, знаков, световых опор; российские железные дороги; дорожная и спецтехника; современные технологии; лизинг транспорта; материалы для дорожного строительства и другое.

Учет автотранспорта и 6 важных проблем. Бухучет транспорта и 7 основных ошибок.

Большинство крупных компаний не могут обойтись без собственного транспорта: их подразделения находятся на большом расстоянии друг от друга, сотрудникам надо часто ездить в другие организации, с которыми они сотрудничают, компании занимаются добычей полезных ископаемых и, помимо легковых автомобилей, используют спецтехнику. Для таких компаний автотранспорт— важная рабочая единица. Беспорядок в его работе негативно сказывается на всех рабочих процессах. Расскажем, как организовать эффективную работу этого направления, сделать ее прозрачной и понятной. Учет автопарка состоит из двух блоков: учет бизнес-процессов и бухгалтерский учет. О них и поговорим в этой статье. Расскажем, как организовать эффективную работу автопарка, сделать ее прозрачной и понятной.

Учет автотранспорта с точки зрения бизнес-процессов: 6 самых важных проблем

Зачастую организации приходится решать такие проблемы при учете автотранспорта.

Проблемы компании при попытках контролировать работу автотранспорта

1.Машины часто ломаются

Сотрудники автопарка плохо следят за техническим состоянием автомобилей, вовремя не устраняют неполадки, не отправляют на техобслуживание. Причины могут быть разные: халатное отношение к ежедневном техосмотру, неудобства при ведении и отслеживании журнала техосмотра, неравномерное распределение заявок между автомобилями. Появляются задолженности по штрафам Своевременно не продлевается страховка на автомобили, так как информация об этом забывается и теряется в бумагах и письмах. 

2.Cложно следить за водителями

Водители устраивают махинации по хищению топлива, потому что их не отслеживают и не штрафуют. В течение дня не выходят на связь и ездят на служебной машине по своим делам.

3.Бумажная работа отнимает все время

На ведение многочисленных журналов и составление отчетов по работе транспорта компании уходит много времени. Скорее всего, система ведения устарела, либо сотрудники неправильно распределяет рабочее время.

4.Контроль и учет автотранспорта не осуществляется в бухучете

Бухгалтерия жалуется, что в документации по автопарку они находят ошибки и неточности. Неверное заполнение документов на автомобиль на этапе совершения покупки может вызывать подозрения у налоговой. Низкая скорость взаимодействия отделов и сотрудников Чтобы получить любые данные по машинам, его сотрудники обычно долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах, созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании. 

5.Низкая скорость взаимодействия сотрудников

Чтобы получить данные по автопарку, сотрудники долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах. Созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании, отрывают их от работы и снижают эффективность автопарка.

Узнайте, можно ли на 50% увеличить количество выполненных поездок

Пройти тест

6.Не осуществляется учет простоев автотранспорта

Из-за этого одни машины могут быть загружены полностью, а другие — не выезжать на заказы. Иногда при подсчете времени простоя оказывается, что имеющуюся работу могут выполнить меньше автомобилей. Если от них отказаться и оптимизировать работу, компания сэкономит деньги на обслуживании.

Все эти проблемы выливаются в дополнительные расходы компании на обслуживание автопарка. Организовать грамотный учет автотранспорта — это первое, с чего стоит начать наводить порядок в работе автопарка.

Учет транспорта с точки зрения бухгалтерии: 7 главных проблем

При учете корпоративного автотранспорта важно правильно оформить и собрать необходимые документы. Так впоследствии не будет ошибок и неточностей, за которые придется платить штраф и объясняться с налоговой. Если на начальном этапе оформить все правильно, то будет проще автоматизировать процессы с помощью программы или блока по ведению основных средств в «1С:Бухгалтерия».

Что необходимо сделать бухгалтеру при постановке на учет автотранспортного средства

1.Неверная оценка состояния транспортного средства

Это ведет к неверному указанию срока амортизации. Так по документам автомобиль еще на ходу, а по факту возникают неоднократные поломки из-за того, что срок амортизации истек.

2.Не точно указан эксплуатационный срок

Организация составляет внутренний документ, в котором прописывают планируемый срок эксплуатации автомобиля. В нем важно поставить реальный или максимальный срок из возможного, так как не преднамеренное занижение суммы налога на имущество влечет за собой серьезные последствия.

3.Постановка на учет автотранспорта может быть неправильно задокументирована

Набор заполняемых документов и правила постановки на учет отличаются при приобретении в собственность, покупке в лизинг, покупке в кредит и аренде. Важно правильно собрать и составить эти документы.

4.Неправильное распределение в амортизационную группу

Важно верно указать вид транспортного средства, потому что это влияет на амортизацию и способ списания. А также сделать это с учетом вида налогообложения, в котором находится компания.

5.Неправильно заложенная первоначальная стоимость

Приводит к проблемам с приобретением, ошибкам при подсчете налогов и штрафам при налоговой проверке.

6.Учет автомобильного транспорта не ведется в программе

Если правила бухучета меняются, их важно актуализировать и вовремя менять настройки в программе. А также отслеживать, насколько верно были внесены изменения. Например, верно ли выбран метод распределения расходов в настройках по принятию к учету основных средств, каким образом будет происходить амортизация транспорта на предприятии.

7.Неполный пакет документов

Список необходимых документов прописан законом в правилах бухучета. Важно своевременно собрать и заполнить список необходимых документов, принятый на момент заключения сделки.

Дорогостоящие средства в собственности подлежат тотальному контролю, поэтому нужно обращать внимание на детали при покупке и оформлении. Так вы в дальнейшем избежите проблем при эксплуатации.

Учет автотранспорта на предприятии: программа поможет решить все эти проблемы

Решить эти вопросы поможет программа по контролю и учету автотранспорта. Компания один раз вносит все данные о транспортном парке в программу и впоследствии получает их в один клик: данные по заявкам, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании, информацию о необходимости оплатить штрафы, продлить страховки, провести ТО, необходимую документацию и отчеты. Программа обеспечивает прозрачность и контроль всех происходящих в этом направлении процессов.

Программа учета работы автотранспорта помогает контролировать работу 

Что делать после устранения проблем с учетом автопарка: ваш второй шаг на пути к эффективному управлению

После того, как компания наладила учет автотранспорта, она по-прежнему может сталкиваться с такими проблемами как:

• Организация неправильно распределяет свои денежные средства и теряет в деньгах из-за неоправданных затрат на содержание авто.  
• Передвижение автомобилей и их загруженность сложно контролировать. Бывает, что поездка срывается, потому что нет свободных машин. 
• Сотрудники компании должны заранее планировать свои поездки, учитывая свои рабочие задачи. Совершение внеплановых поездок часто ставится под вопрос. Это сказывается на качестве их работы. 
• Оператор распределяет заказы неравномерно: одни автомобили ездят часто и приходят в негодность быстрее, другие — простаивают без дела.
• Ряд автомобилей закреплены за руководителем компании и топ-менеджерами. Только они могут ими пользоваться. Рядовым сотрудникам не хватает свободных машин и приходится добираться до нужного места на такси или общественном транспорте. 
• Водители и сотрудники злоупотребляют положением и используют автомобили в личных целях. Это увеличивает пробег автомобиля и вероятность его быстрой поломки. 

Чтобы решить эти проблемы, следует переходить ко второму шагу на пути к эффективному управлению — цифровизации поездок на автомобилях корпоративного автопарка.

Цифровизация поездок — это организация перевозок сотрудников на автотранспорте организации, при которой все процессы строятся на цифровых данных о текущих заявках, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании. Если организация располагает этими данными, то она может сопоставить и объединить их для более грамотного использования машин, что полностью изменит подход к управлению автопарком.

Провести полную цифровизацию поездок на машинах вашего автопарка позволяет система управления автопарком «ТМ:Корпоративные поездки». Этот комплекс помогает сократить время подачи авто и увеличить количество выполненных заказов,а  также снизить время простоя автопарка и упростить контроль водителей.

Программа для учета работы автотранспорта на предприятии «ТМ:Корпоративные поездки» помогает в эффективном управлении автотраспортом

1.

Быстрое и удобное оформление заявки на автомобиль
Обычно сотрудники заранее планируют график поездок и оставляют заявки на поездки оператору. Заявки копятся на столе, иногда теряются. Если сотруднику внезапно пришлось куда-то поехать, то на поиск свободной машины уходит много времени.

После внедрения программы оператор сможет быстрее оформить заявку в карточке заказа: внести все данные сразу, как поступит заявка. Также сотрудник сможет самостоятельно оформить заявку через мобильное приложение. Это упростит заказ автомобиля и сократит ожидание. А программа уже сама подберет свободный автомобиль.

Оформление заявки на поездку с помощью программы «ТМ:Корпоративные поездки»




2. Равномерное распределение заявок между автомобилями и водителями
Обычно оператор сам распределяет заказы, выбирает автомобиль. Могло получиться так, что один автомобиль выполнит в два раза больше заказов в день, чем другой. Такой автомобиль выходит из строя быстрее. Также и с водителями: одни водители работают больше, чем другие, и быстрее устают. Это сказывается на их сосредоточенности и внимании во время поездки.

Программа, наоборот, подберет свободный автомобиль с учетом нагрузки между машинами. Заявки будут распределены равномерно. В техническом плане это означает, что у машин будут равномерные пробеги и затраты на техобслуживание выравняются. Водители же будут не так уставать и внимательно следить за дорогой.




3. Контроль работы водителей и сотрудников
Чтобы узнать местоположение и статус водителя, обычно оператор должен созвониться или списаться с ним. По-другому получить эту информацию нельзя. Поэтому водитель или любой другой сотрудник компании мог ездить и решать свои личные дела на служебном автомобиле.

После внедрения программы работа водителей становится прозрачной. Все данные о водителе можно отследить в программе: cколько рабочего времени затратил водитель, когда начал и закончил смену, его местоположение, откуда и куда ездил, сколько поездок в день, месяц, год совершил, какая у них была средняя длина. Это позволяет исключить холостые пробеги автомобилей и поездки сотрудников по личным нуждам.




4. Сокращение количества неиспользуемых автомобилей
Без программы компании сложно оценить действительную загруженность авто— какие-то машины простаивают, другие ездят без перерыва. Программа позволит проанализировать реальную загруженность корпоративных автомобилей. Компания сможет оценить их необходимость и отказаться от ненужных без ущерба продуктивности.

Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет оценить реальную загруженность машин




5. Переиспользование машин
В некоторых компаниях определенное количество машин закреплены за директорами или отделами. В распоряжении рядовых сотрудников остается мало машин, и они всегда заняты, потому что востребованы. Директора, наоборот, ездят не так много, машины простаивают.

Программа позволяет оптимизировать использование корпоративного автотранспорта: создать пул общих автомобилей и распределить использование этих машин между всеми сотрудниками равномерно. Каждый автомобиль будет совершать несколько поездок в день, перевозя разных сотрудников.




6. Совместное использование корпоративного автотранспорта
Кроме того, что один автомобиль может развозить разных сотрудников, этот же автомобиль может перевозить сразу нескольких сотрудников. Программа сама формирует составные заказы и подбирает удобный автомобиль.

Например, обычно из аэропорта сотрудников с одного рейса забирают отдельные машины, хотя поездки можно совершить на одном автомобиле. Или, когда несколько точек назначения находятся недалеко друг от друга, эти заявки может также вывезти один автомобиль.

Многократное использование машин, увеличение числа поездок, сокращение холостого пробега и времени ожидания — вот основные и важные эффекты от цифровизации, которые позволяют оптимизировать процессы перевозок и снизить затраты на его содержание.

Для эффективного управления автопарком вам может пригодиться образец журнала учета ТО и ремонта автотранспортных средств.




Узнайте, как можно сэкономить 13,5 миллонов в год на автопарке из реального кейса ОНПЗ «Газпром Нефть». Получите кейс в удобном мессенджере.

Страница не найдена — Инженерная практика

Свежий выпуск: № 06-07/2022

Популярное в этом месяце Автономный актив. Отдельные элементы и перспективы развития КУЗЬМИН Максим Игоревич, ООО «Газпромнефть НТЦ»ГРЕХОВ Иван Викторович, ООО «Газпромнефть НТЦ»ГЕРАСИМОВ Ростислав Владимирович, ООО «Газпромнефть НТЦ» Повышение эффективности добычи трудноизвлекаемых запасов скважинами малого диаметра КУПАЕВ Илья Денисович, ТПП «РИТЭК-Самара-Нафта»МЕДВЕДЕВ Алексей Сергеевич, АО «РИТЭК» Оценка необходимости актуализации и разработки нормативной базы в части применения защитных покрытий ПОЛЯКОВА Елена Ивановна, ФГБУ Научно-исследовательский институт проблем хранения РосрезерваКУГАЙ Мария Александровна, ФГБУ Научно-исследовательский институт проблем хранения РосрезерваШЕВЧУК Тамара Петровна, ФГБУ Научно-исследовательский институт проблем хранения Росрезерва Результаты работы с механизированным фондом скважин ПАО «ЛУКОЙЛ» за 2021 год РЕНЕВ Дмитрий Юрьевич, ПАО «ЛУКОЙЛ» Энергоэффективные УЭЛН: КПД или комплексный подход? ИВАНОВСКИЙ Владимир Николаевич, РГУ нефти и газа (НИУ) имени И. М. ГубкинаСАБИРОВ Альберт Азгарович, РГУ нефти и газа (НИУ) имени И.М. Губкина

Ближайшие совещания Отраслевая техническая Конференция Эксплуатация осложненного фонда скважин ‘2022. Эффективные технологии, оборудование и НПХ для работы на осложненном фонде скважин российских нефтегазовых Компаний. Новые вызовы. Технологическая независимость. 22-24 ноября 2022 года, г. г. Сургут Ближайшие тренинги Семинар-практикум Защитные антикоррозионные покрытия 2022. Эффективные методы применения защитных покрытий в нефтедобыче 25-27 октября 2022 г., г. Самара Тренинг-курс Ловильный сервис на нефтяных и газовых скважинах 14-18 ноября 2022 г. , г. Пермь

Что такое основные средства в бухгалтерском учете? С примерами

Что такое основные средства?

Термин «основной капитал» относится к долгосрочному материальному имуществу или оборудованию, которым фирма владеет и использует в своей деятельности для получения дохода. Общее допущение в отношении основных средств состоит в том, что ожидается, что они прослужат, будут использованы или будут преобразованы в денежные средства по крайней мере через год. Таким образом, компании могут амортизировать стоимость этих активов для учета естественного износа. Основные средства чаще всего отражаются в балансе как основные средства (основные средства).

Основные выводы:

• Основные средства — это объекты, которые компания планирует использовать в долгосрочной перспективе для получения дохода.
• Основные средства чаще всего называют основными средствами.
• Текущие активы – это любые активы, которые, как ожидается, будут преобразованы в денежные средства или использованы в течение года.
• Внеоборотные активы, кроме основных средств, включают нематериальные активы и долгосрочные инвестиции.
• Основные средства подлежат амортизации для учета потери стоимости по мере использования активов, тогда как нематериальные активы амортизируются.

Основные средства

Общие сведения об основных средствах

Балансовый отчет компании включает в себя ее активы, обязательства и акционерный капитал. Активы делятся на оборотные и внеоборотные активы, разница между которыми заключается в сроках их полезного использования. Текущие активы, как правило, ликвидны, что означает, что они могут быть преобразованы в наличные менее чем за год. Внеоборотные активы относятся к активам и имуществу, принадлежащим бизнесу, которые нелегко конвертировать в денежные средства, и включают долгосрочные инвестиции, отсроченные платежи, нематериальные активы и основные средства.

Термин намекает на тот факт, что эти активы не будут израсходованы или проданы в течение отчетного периода. Основные средства обычно имеют физическую форму и отражаются в балансе как основные средства. Компании приобретают основные средства по ряду причин, включая:

• Производство или поставка товаров или услуг
• Сдача в аренду третьим сторонам
• Использование в организации

Основные средства теряют стоимость по мере старения. Поскольку они обеспечивают долгосрочный доход, эти активы относятся на расходы иначе, чем другие статьи. Материальные активы подлежат периодической амортизации, а нематериальные активы подлежат амортизации. Определенная сумма стоимости актива ежегодно списывается на расходы. Стоимость актива уменьшается вместе с суммой его амортизации на балансе компании. Затем корпорация может сопоставить стоимость актива с его долгосрочной стоимостью.

То, как бизнес амортизирует актив, может привести к тому, что его балансовая стоимость (стоимость актива, отображаемая в балансовом отчете) будет отличаться от текущей рыночной стоимости (CMV), по которой актив может быть продан. Земля – это основное средство, которое не может быть амортизировано.


Основное средство не обязательно должно быть фиксированным (т. е. стационарным или неподвижным) во всех смыслах этого слова.


Особые указания

Приобретение или выбытие основных средств отражается в отчете о движении денежных средств компании как движение денежных средств от инвестиционной деятельности. Покупка основных средств представляет собой отток денежных средств (отрицательный) для компании, тогда как продажа представляет собой приток денежных средств (положительный). Если стоимость актива падает ниже его чистой балансовой стоимости, актив подлежит обесценению. Это означает, что его стоимость, отраженная в балансе, корректируется в сторону понижения, чтобы отразить его переоценку по сравнению с рыночной стоимостью.

Когда срок полезного использования основного средства подходит к концу, его обычно выбрасывают, продавая по остаточной стоимости. Это оценочная стоимость актива, если он был разобран и продан по частям. В некоторых случаях актив может устареть и, следовательно, будет утилизирован без получения какой-либо оплаты взамен. В любом случае основное средство списывается с баланса, так как оно больше не используется предприятием.


Некоторые компании называют свои основные средства капитальными активами.


Сравнение основных средств с оборотными и внеоборотными активами

В балансе отражаются как оборотные средства, так и основные средства, при этом оборотные средства предназначены для использования или преобразования в денежные средства в краткосрочной перспективе (менее одного года), а основные средства предназначены для использования в течение более длительного срока (более одного года). . Оборотные активы включают денежные средства и их эквиваленты, дебиторскую задолженность (AR), товарно-материальные запасы и расходы будущих периодов. Основные средства амортизируются, а оборотные средства – нет.

Основные средства представляют собой форму внеоборотных активов. Прочие внеоборотные активы включают долгосрочные инвестиции и нематериальные активы. Нематериальные активы – это основные средства, которые будут использоваться в течение длительного времени, но они не существуют физически. Примеры нематериальных активов включают деловую репутацию, авторские права, товарные знаки и интеллектуальную собственность. Между тем, долгосрочные инвестиции могут включать инвестиции в облигации, которые не будут проданы или погашены в течение года.

Преимущества основных средств

Информация об активах корпорации помогает создавать точную финансовую отчетность, оценку бизнеса и тщательный финансовый анализ. Инвесторы и кредиторы используют эти отчеты, чтобы определить финансовое состояние компании и решить, покупать ли акции или давать деньги в долг бизнесу.

Поскольку компания может использовать ряд общепринятых методов учета, амортизации и реализации своих активов, аналитикам необходимо изучить примечания к финансовой отчетности корпорации, чтобы выяснить, как определяются цифры.

Основные средства особенно важны для капиталоемких отраслей, таких как обрабатывающая промышленность, которые требуют крупных инвестиций в основные средства. Когда бизнес сообщает об устойчиво отрицательных чистых денежных потоках для покупки основных средств, это может быть сильным индикатором того, что фирма находится в режиме роста или инвестиций.

Примеры основных средств

Основные средства могут включать здания, компьютерное оборудование, программное обеспечение, мебель, землю, машины и транспортные средства. Например, если компания продает продукцию, грузовики, которыми она владеет и которые она использует, являются основными средствами. Если бизнес создает стоянку компании, стоянка является основным средством.


В чем разница между основными средствами и текущими активами?

Основное различие между ними заключается в том, что основные средства амортизируются, а текущие активы — нет. Однако в балансе отражаются как оборотные, так и основные средства.

Основные средства представляют собой долгосрочные материальные активы, принадлежащие компании, такие как формы имущества или оборудования. Эти активы составляют его повседневную деятельность для получения дохода. Фиксированные означает, что они не могут быть потреблены или конвертированы в наличные деньги в течение года. В связи с этим они подлежат амортизации и считаются неликвидными.

Текущие активы, с другой стороны, используются или превращаются в денежные средства менее чем через год (краткосрочные) и не амортизируются. Текущие активы включают денежные средства и их эквиваленты, дебиторскую задолженность, товарно-материальные запасы и расходы будущих периодов.


Что такое основные средства?

Основные средства могут включать здания, компьютерное оборудование, программное обеспечение, мебель, землю, машины и транспортные средства. Например, если компания продает продукцию, грузовики, которыми она владеет и которые она использует, являются основными средствами.

Какие другие виды внеоборотных активов?

Прочие внеоборотные активы включают долгосрочные инвестиции и нематериальные активы. Нематериальные активы — это активы, которые могут отсутствовать физически, но могут использоваться в течение длительного времени. Эти типы активов включают деловую репутацию, авторские права, товарные знаки и интеллектуальную собственность. Долгосрочные инвестиции могут включать облигации, которые не будут проданы или погашены в течение года.

Максимальное приобретение нового грузовика

2 сентября 2021 г. Марти Киршнер и Джо Чиккарелло

Независимо от того, управляете ли вы одним грузовиком или парком из десятков, транспортные средства для доставки и обслуживания, которыми вы владеете, вероятно, представляют собой один из самых больших активов на балансе вашей пропановой компании. Так что, когда приходит время приобретать новый автомобиль, сделка заслуживает вашего полного внимания и тщательного планирования. Вот несколько советов по максимизации стоимости приобретения автомобиля.

Время приобретения

Не покупайте грузовик только потому, что вам нужно что-то новое и блестящее. Убедитесь, что есть необходимость. Кроме того, если у вас больше грузовиков, чем водителей, возможно, сейчас не время покупать новый автомобиль. Тем не менее, приобретение любого автомобиля должно основываться на программе капитального ремонта, которая позволяет вам заменить ваши автомобили до того, как они начнут нуждаться в капитальном ремонте и станут ненадежными. Придерживаясь заранее спланированного графика, вы можете избежать принятия решений в последнюю минуту и ​​сюрпризов. Кроме того, время покупки важно для целей налогового планирования, особенно если вы планируете воспользоваться преимуществами ускоренной амортизации актива.

Максимизация амортизации

Киршнер

Покупка нового грузовика любого типа и размера требует крупных капитальных затрат. Таким образом, он подлежит амортизации. Существует два основных метода амортизации транспортного средства: прямолинейный метод, который дает вам равные вычеты каждый год, кроме первого и последнего года; и ускоренная амортизация, которая дает вам более крупные вычеты в первые несколько лет (или первый год) владения автомобилем.

С точки зрения бухгалтерского учета амортизация рассматривается как приемлемый вычет из прибыли вашей компании. Однако с точки зрения финансового анализа амортизация признается как неденежный расход, поскольку ежегодная амортизация не связана с выплатой денежных средств. Вместо этого в момент приобретения основных средств происходит только отток денежных средств. Вот очень простой пример того, как происходит прямолинейный неденежный расход:

• 1 июля 2021 года компания покупает грузовик с бобтейлом за 200 000 долларов США наличными. Срок полезного использования бобтейла оценивается в пять лет; следовательно, в течение следующих пяти лет создаются ежегодные расходы на амортизацию в размере 40 000 долларов.
• В 2021 году компания по производству пропана будет иметь амортизационные отчисления в размере 40 000 долларов США в отчете о прибылях и убытках и инвестиции в размере 200 000 долларов США в отчете о движении денежных средств.
• В 2022 году компания будет иметь амортизационные отчисления в размере 40 000 долларов США в отчете о прибылях и убытках, а инвестиции не будут отражены в отчете о движении денежных средств.

Так будет продолжаться до 2026 года, когда амортизация бобтейла станет равной 0 долларов, поскольку он полностью амортизирован.

Амортизационные отчисления в размере 40 000 долларов США являются неденежной статьей, и капитальные затраты отражаются только один раз в отчете о движении денежных средств.

Действующее налоговое законодательство допускает ускоренную амортизацию некоторых активов, включая коммерческие автомобили, с использованием вычета раздела 179 IRS или амортизационной премии, что позволяет вычесть всю или большую часть стоимости нового грузовика за один год. Для транспортных средств, введенных в эксплуатацию в течение 2021 налогового года, максимальная статья 179вычет расходов составляет 1 050 000 долларов США. Стоит обсудить со своим налоговым консультантом любую выгоду, которую вы можете получить от полного списания в этом году. Но важно время покупки. Если вы хотите воспользоваться преимуществами ускоренной амортизации в 2021 налоговом году, ваш новый грузовик необходимо приобрести и зарегистрировать до 31 декабря 2021 года. Покупка вместо аренды дает вам больший контроль над физическими активами, которые можно добавить к вашему балансу в качестве залога и помочь повысить стоимость вашей компании. Вы также можете настроить свои грузовики без штрафных санкций, что важно при добавлении специализированного оборудования для доставки пропана или новейших цифровых систем связи.

Когда вы покупаете транспортное средство, вы вкладываете капитал в актив, который, как вы знаете, обесценится — капитал, который можно использовать в другом месте вашего бизнеса. Компаниям также необходимо учитывать соотношение долга к собственному капиталу (D/E). D/E — это общие обязательства бизнеса, разделенные на акционерный капитал, и используется для оценки финансового рычага компании.

После погашения кредита у вас есть автомобиль, который не имеет долгов и сохраняет некоторую стоимость. Однако машине уже несколько лет, вероятно, она нуждается в ремонте, и ее стоимость значительно снизилась по сравнению с ее покупной стоимостью. Если вы решите продать автомобиль, который вы заменили, полученные деньги, скорее всего, будут облагаться налогом не по ставке прироста капитала, как вы могли бы ожидать, а по обычной ставке дохода. IRS называет это «возвращением» и забирает выгоду, которую она изначально давала в виде амортизации.

Лизинг, с другой стороны, имеет более низкую стоимость входа, потому что вы только «покупаете» использование транспортного средства в течение определенного периода времени. Это означает, что вы можете приобрести нужный вам автомобиль без больших первоначальных затрат или кредитных ограничений, связанных с покупкой. Первоначальный взнос не требуется, хотя есть арендная плата, налог с продаж и арендная плата за первый месяц. Ежемесячные платежи также ниже для арендованного автомобиля, и они не облагаются налогом, если выплачиваются аналогично арендной плате вместо амортизации. Конечно, по окончании аренды вы должны вернуть его и, как говорится, «ничего не получить» за произведенные вами платежи.

Есть еще одно, менее очевидное преимущество аренды грузовиков. Передача транспортного средства через более короткий период времени означает более частое использование более новой модели на дороге, что может помочь привлечь и удержать водителей.

Резюме

Приобретение нового транспортного средства для доставки или обслуживания — это решение, которое требует исследования, обдумывания и полного анализа долгосрочного воздействия на вашу прибыль. Использование времени покупки для целей налогообложения и бухгалтерского учета поможет максимально эффективно использовать актив, который вы приобретаете.

---

Марти Киршнер и Джо Чиккарелло являются партнерами группы по энергетике в Gray, Gray & Grey LLP, бизнес-консалтинговой и бухгалтерской фирме, обслуживающей пропановую промышленность. С ними можно связаться по телефону 781-407-0300 или по электронной почте [email protected].

Эта статья помечена автогазовыми парками, бизнесом, Grey Grey & Grey и опубликована в блоге Blue Flame, текущем выпуске, из журнала

Важность инвентаризации основных средств

Основные средства определяются как все материальные и нематериальные активы, используемые в операциях, срок полезного использования которых превышает один год.

Они не пользуются уважением, хотя обычно являются крупнейшим активом в отчете правительства о чистой позиции. Но государственные бухгалтеры и аудиторы исторически не уделяли должного внимания бухгалтерскому учету и внутреннему контролю, относящемуся к капитальным активам. В основном это связано с двумя причинами. ​

Во-первых, инфраструктура является самой крупной категорией государственных капитальных активов. Инфраструктура часто не рассматривается правительствами в качестве актива, потому что обычно ее невозможно продать. На самом деле, инфраструктура иногда рассматривается как обязательство из-за того, что правительства должны использовать будущие ресурсы для ее обслуживания. Я участвовал в переговорах между правительствами, которые разделили затраты на строительство нового актива. Каждый возражал против включения актива в свои бухгалтерские книги, чтобы им не приходилось брать на себя ответственность за техническое обслуживание и окончательную замену.

Во-вторых, до Заявления Совета по государственным стандартам бухгалтерского учета № 34, государственные капитальные активы отражались в «группе общих счетов основных средств», но не в какой-либо консолидированной финансовой отчетности или финансовой отчетности фонда. Объекты инфраструктуры вообще не учитывались. Аудиторы не уделяли особого внимания капитальным активам во время ежегодных аудиторских проверок, поскольку они определили, что даже огромные колебания в сумме активов, зарегистрированных в этой группе счетов, не окажут значительного влияния на мнение пользователей о финансовом положении правительства.

Поскольку бухгалтеры и аудиторы не прилагали существенных усилий для отслеживания основных средств, физическая инвентаризация основных средств проводилась редко. Однако в последние годы, когда капитальные активы отражаются в финансовой отчетности всей организации, государственные бухгалтеры и аудиторы стали уделять капитальным активам больше внимания. Например, аудиторы предоставляют результаты аудита, такие как:

• Официальных усилий по очистке базы данных от вышедших из эксплуатации активов не предпринимается.

• Письменные правила и процедуры для капитальных активов неадекватны.

• Отсутствует комплексный план проведения физической инвентаризации основных средств.

Подготовка к инвентаризации основных средств

Ассоциация государственных финансовых служащих (GFOA) рекомендует правительствам проводить инвентаризацию своих материальных основных средств, по крайней мере, на тестовой основе, не реже одного раза в пять лет. Практическая интерпретация этой рекомендации заключается в том, чтобы осматривать движимое оборудование каждые пять лет и другие активы (земля, здания, инфраструктура, недвижимое оборудование) один раз в 10–20 лет. Лучше наблюдать за частью ваших капитальных активов каждый год на ротационной основе, чем делать это сразу за всеми сразу каждые несколько лет, потому что это позволяет вам (а) проверять адекватность вашего внутреннего контроля каждый год и (б) наращивать наблюдение. работайте в годовом объеме, чтобы вам не приходилось привлекать консультантов.

Ниже приведен типичный процесс физического наблюдения за капитальными активами. Я расскажу о каждом шаге этого процесса более подробно.

1. Подготовьте список активов

Сначала подготовьте список основных средств по типам активов. Ниже приведен пример такого списка:

 

 

 

 

 

 

Этот список поможет вам определить количество ресурсов, которые потребуются для наблюдения за активами. Некоторые типы активов легче наблюдать, чем другие. Например:

• Оборудование обычно представляет собой большое количество мелких предметов.

• Здания обычно представляют собой крупные долларовые активы, за которыми легко наблюдать.

• Земля обычно находится во владении так долго, что она находится в бухгалтерских книгах по небольшой балансовой стоимости.

Во-вторых, вы должны подготовить список активов по отделам или местам. Ниже приведен пример списка капитальных активов, отсортированного по отделам:

Этот список можно использовать для определения количества времени, которое каждый отдел должен будет посвятить наблюдению. При оценке усилий по наблюдению учитывайте, какие отделы исторически испытывали трудности с эффективным управлением своими капитальными активами. Некоторые отделы будут лучше контролировать местонахождение своих активов и будут более тщательно сверять бухгалтерские записи.

В-третьих, «нарезать и нарезать» данные о капитальных активах, чтобы определить активы, которые могут потребовать особого внимания во время наблюдений; например, (а) активы с нулевой балансовой стоимостью, (б) активы, валовая балансовая стоимость которых ниже текущих пороговых значений капитализации, и (в) активы, приобретенные в текущем финансовом году.

2. Определение целей

Прежде чем приступить к инвентаризации основных средств, вы должны решить, чего вы будете добиваться во время посещений различных отделов и мест. Вы, конечно, будете проверять, действительно ли существуют зарегистрированные активы, но подумайте, будете ли вы делать следующее:

• Выявить незарегистрированные активы.

• Сбор нефинансовой информации (например, местонахождение, описание актива, серийный номер).

• Оценка состояния активов.

• Прикрепите идентификационные бирки активов.

• Делайте фотографии имущества.

• Какая документация потребуется.

Каждая задача, за которую вы беретесь, увеличивает время, усилия и затраты, необходимые для проведения физических наблюдений, поэтому следует выполнять только важные задачи.

Обратите внимание, что физические наблюдения не являются эффективным способом проверки занижения учтенных основных средств. Когда обнаруживаются активы, не указанные в бухгалтерских записях, трудно понять, был ли актив зарегистрирован в другом отделе или как часть более крупного актива. Кроме того, капитализированные активы обычно не приводят к тому, что финансовые отчеты вводят в заблуждение, поскольку занижение активов и чистой позиции является более консервативным. Соответственно, многие правительства не пытаются выявлять неучтенные активы во время физических наблюдений; скорее они сосредоточены исключительно на том, чтобы убедиться, что все записанные активы все еще находятся на месте. Практический промежуточный подход состоит в том, чтобы составить список любых очень крупных активов, отмеченных во время наблюдения, которые не указаны отдельно в списке активов. Эти активы могут быть исследованы позже на предмет того, были ли они должным образом капитализированы.

Важно заранее решить, какие типы ресурсов будут помечены. Это обсуждается более подробно ниже.

3. Очистка бухгалтерских записей

Записи о капитальных активах часто противоречивы, потому что на протяжении десятилетий разные люди вели учет активов по-разному, с разным уровнем детализации, на основе разных политик. Например, 100 настольных компьютеров, купленных за 80 000 долларов, могут быть капитализированы как 100 строк, одна строка или не капитализированы, поскольку каждый компьютер находится ниже порога капитализации.

Чтобы максимально упростить наблюдение за капитальными активами, следует удалить активы, которые не капитализированы должным образом или в которых нет необходимости. В частности, удалите:

• Исследования для активов, которые не были построены или которые не отнесены к конкретному активу.

• Ремонт и техническое обслуживание.

• Временные активы, которые были снесены.

• Активы ниже порога капитализации, включая любые отрицательные суммы, если только они не могут быть перераспределены в другие капитальные активы.

• Полностью амортизированные нематериальные активы (капитализированные проценты, сервитуты).

После очистки записей определите статьи капитальных активов, которые являются компонентами более крупных активов. Например, если здание записано как 10 различных позиций, объедините их, чтобы вы могли наблюдать за ними вместе.

4. Связь с отделами

Сотрудники отдела будут играть ключевую роль в наблюдениях. Им необходимо определить местонахождение каждого актива для наблюдателя; заполнить документы для добавления, выбытия или передачи основных средств; обновить записи отдела; и предоставлять различную информацию об активах. Соответственно, важно эффективно общаться с ними на протяжении всего проекта. Такая коммуникация должна включать:

• Информирование старшего руководства отдела о необходимости проекта и его ожидаемом объеме и сроках.

• Начальное совещание по телефону:

◦ Представить задействованный персонал.

◦ Обсудите предполагаемые проблемы (например, трудно наблюдаемые активы, выбытие, неизвестные активы и т. д.) Список активов следует отправить заранее, чтобы отдел мог подготовиться к этому обсуждению.

◦ Опишите процесс, включая предполагаемые задачи и сроки.

◦ Согласование сроков наблюдения.

◦ Обсудите некапитализированные активы.

5. Письменные политики и процедуры

Если у вас еще нет письменных процедур, связанных с наблюдениями за капитальными активами, сейчас самое время их разработать. Письменные процедуры помогают всем сотрудникам, участвующим в наблюдениях, быть на одной странице, зная свою роль в общем процессе. Письменные процедуры, как правило, являются частью общей политики и процедур правительства в отношении капитальных активов. Эти процедуры должны включать, как минимум, следующее:

• Обязанности — бухгалтерия по сравнению с другими отделами.

• Активы без капитализации — нужно ли и как отслеживать активы с валовой балансовой стоимостью ниже пороговых значений капитализации.

• Маркировка активов — какие активы должны быть помечены, когда и кем.

• Инвентаризация — роль ежегодных самоподтверждений ведомств, частота и сроки проведения инвентаризаций, план ротации.

Образец письменных процедур наблюдения и маркировки основных средств доступен для ознакомления и адаптации к вашим обстоятельствам на сайте kevinharpercpa. com/resources.html.

6. План наблюдения за физической инвентаризацией

При планировании физических наблюдений вам потребуется разработать план наблюдения и подход. Этот план должен учитывать следующее:

Объем: Какие активы будут наблюдаться? Будут ли включены земля, нематериальные активы и активы ниже порога капитализации?

Покрытие: Будете ли вы наблюдать за всеми основными средствами или их частью, основанной на скользящем многолетнем плане, или определенным процентом ценных активов, чтобы доказать, что финансовая отчетность не содержит существенных искажений? Если вы не наблюдали за капитальными активами в течение ряда лет, рекомендуется наблюдать за 100 процентами активов. В последующие годы вы должны наблюдать за частью активов на ротационной основе. Шаблон плана ротации доступен для загрузки по адресу kevinharpercpa.com/resources.html. Этот шаблон позволяет документировать:

• Количество активов по типам (помогает оценить количество часов, необходимых для наблюдения и согласования активов).

• Местонахождение активов (помогает определить последовательность наблюдений).

• Стоимость активов в долларах (помогает определить приоритет наблюдений).

• Оценка количества часов, необходимых для наблюдения и согласования активов.

Последовательность: В какой последовательности вы будете проводить наблюдения? Физически близкие места следует наблюдать вместе. Отделы, управляемые одним и тем же лицом, должны наблюдаться вместе. Рекомендуется уделять первоочередное внимание (а) отделам и подразделениям с активами с высокой стоимостью в долларах, (б) крупным активам, которые могут быть украдены, и (в) отделам, которые в прошлом испытывали трудности с эффективным управлением своими капитальными активами.

Ежегодное самоподтверждение: Будете ли вы просить отделы самостоятельно подтверждать свои основные средства в конце финансового года? Насколько вы будете полагаться на это самоподтверждение (т. е. повлияет ли оно на то, как часто вы будете проводить физические наблюдения)? Будете ли вы проверить его точность?

Вы должны разработать учетную ведомость, которая будет использоваться во время наблюдений для документирования собранной информации и изменений, которые необходимо внести в бухгалтерские записи. Ниже приведен пример листа подсчета.

Этот счетной лист позволяет документировать:

• Информация о наблюдении — люди, даты, отдел.

• Информация для идентификации каждого актива — из бухгалтерских записей.

• Информация, собранная наблюдателем в ходе наблюдения.

• Необходимые изменения в бухгалтерских записях (например, списание, изменение идентификационного номера актива, изменение/добавление идентификационного номера, родительского идентификационного номера, местоположения).

• В ходе наблюдений обнаружено неучтенное имущество.

7. Наблюдение за активами

Ниже приведены несколько идей и передовых методов, которые следует учитывать при проведении физической инвентаризации основных средств:

Здания и улучшения

Как правило, они представляют собой небольшое количество активов с высокой стоимостью в долларах. Как правило, их легко наблюдать, потому что они не двигаются, находятся над землей и живут долго. Единственными трудностями обычно являются: (а) определение всех статей в записях о капитальных активах, которые относятся к зданию, чтобы их можно было наблюдать вместе, и (б) определить, будете ли вы наблюдать за каждым компонентом здания. Другими словами, будете ли вы учитывать все компоненты здания, наблюдаемые, когда вы видите эксплуатируемое здание? Вы можете наблюдать за зданиями, просматривая аэрофотоснимки.

Инфраструктура

Инфраструктура обычно состоит из основных систем активов, таких как система распределения электроэнергии, канализационная система, система сточных вод и дороги. Эти системы трудно наблюдать, потому что они находятся под землей и/или разбросаны на многие мили. Таким образом, стратегия наблюдения за этими активами должна быть следующей:

• Групповые активы: Подобно Зданиям и Улучшениям выше, вы должны комбинировать отдельные позиции в записях капитальных активов, которые являются компонентами одного и того же актива. Например, определите все позиции, которые вместе составляют всю систему распределения электроэнергии. Затем решите, какой уровень наблюдения может быть адекватным, чтобы считать актив «наблюдаемым». Например, если вы включаете свет в различных зданиях, является ли это достаточным доказательством работающей системы распределения электроэнергии, или вы наденете каску и пойдете под землю, чтобы осмотреть различные компоненты?

• Географическая информационная система (ГИС): Если ваше правительство использует ГИС, многие компоненты инфраструктуры будут поддерживаться в этой системе. Определите, является ли система точной и достаточно актуальной, чтобы на нее можно было положиться. Если это так, вы можете отследить активы до ГИС и считать их «наблюдаемыми».

• Участие в инженерных работах: Вполне вероятно, что вам придется в значительной степени полагаться на знающего человека в области общественных работ или инженерных работ для определения объектов инфраструктуры. Вы можете найти множество позиций с такими описаниями, как «общий платеж за ход строительства № 1» или «насыпь и профилирование земляного камня». Директор или инженер общественных работ может вспомнить детали этих проектов и помочь вам определить актив, подлежащий наблюдению; или они могут описать, почему актив больше не существует и должен быть списан. В некоторых случаях вам может потребоваться просто поверить им на слово, что актив все еще существует.

Проявите творческий подход к доказательствам существования активов. Помните, что физическая инвентаризация основных средств — это не столько «наблюдение», сколько «доказательство существования».

Оборудование

Оборудование обычно представляет собой очень большое количество активов очень небольшой стоимости в долларах. Поэтому, в зависимости от масштаба вашего проекта наблюдения, вы, вероятно, потратите много времени и усилий на наблюдение за оборудованием. Большинство активов оборудования легко наблюдать. Мой опыт показывает, что около 90 процентов этих активов легко идентифицируются сотрудниками отдела. В остальных 10 процентах случаев отдел избавился от актива или иным образом не может его найти, либо не может идентифицировать его по описанию актива, либо указанный им актив не соответствует информации в бухгалтерских записях. Очевидно, вам нужно будет выследить эти необычные предметы. Однако не увязайте в деталях, так как влияние доллара не будет большим.

Я видел, как наблюдатели тратили чрезмерное количество времени во время наблюдений, выискивая несоответствия, такие как, какой отдел «владеет» активом, валовая балансовая стоимость актива, описание актива, сверка записей капитальных активов с записями отдела или связывание актива с его родительским активом. . Когда возникают эти проблемы, я предлагаю вам отметить их в протоколе подсчета для последующих действий после окончания наблюдения. Важно, чтобы наблюдения были сделаны быстро. Анализ того, какие элементы заслуживают дальнейшего рассмотрения, лучше проводить, когда все несоответствия можно рассматривать как группу.

За транспортными средствами трудно наблюдать, потому что они обычно используются в разных местах. Рассмотрите возможность использования соглашений о техническом обслуживании для «наблюдения» за транспортными средствами. Например, свидетельство того, что транспортное средство находилось на техническом обслуживании в прошлом году, является доказательством его существования.

ИТ-активы могут быть особенно сложными, потому что часто их большое количество разбросано по всему правительству, и многие из них идентичны, за исключением серийных номеров. Часто ИТ-отдел отслеживает ИТ-активы, и если это так, вы можете положиться на их список ИТ-активов. Просто убедитесь, что их список активов точен и актуален. Возможно, вы захотите отследить несколько ИТ-активов до их списка, чтобы подтвердить его точность. Если у вашего правительства есть программное обеспечение, которое может «пинговать» все устройства, подключенные к сети, вы сможете быстро наблюдать за большинством ИТ-оборудования. Если у ИТ-отдела нет списка и программного обеспечения для проверки связи, вы можете рассмотреть возможность привлечения временного персонала для помощи в инвентаризации ИТ-активов в первый раз.

Земля

Земля обычно состоит из нескольких очень ценных активов. Однако они, как правило, приобретались давно и поэтому учитывались в бухгалтерском учете по небольшой балансовой стоимости. Лучше всего «наблюдать» за землей, отслеживая записи о праве собственности в офисе окружного заседателя.

Нематериальные активы

Нематериальные активы невозможно физически наблюдать. Обычно вы можете проверить наличие и право собственности на сервитуты, отследив контракты и соглашения. Программное обеспечение можно наблюдать, просматривая соглашения об обслуживании и счета-фактуры, а также попросив персонал показать вам несколько рабочих экранов в программном обеспечении.

8. Согласование активов с бухгалтерскими записями

Ниже приведены некоторые распространенные проблемы (так называемые «липкие калитки»), с которыми вы, вероятно, столкнетесь во время наблюдений и последующей сверки результатов с бухгалтерскими записями. Я также даю предложения о том, как решить каждую из липких калиток.

Ненайденные активы

Наиболее распространенная залипающая калитка возникает, когда актив, указанный в бухгалтерских записях, не может быть найден сотрудниками отдела. Это происходит, когда:

• Актив выбыл, но в бухгалтерию не поступило уведомление о снятии его с бухгалтерского учета.

• Описание актива недостаточно четкое, чтобы сотрудники отдела могли его идентифицировать.

• Актив перемещен в другое место или передан в другой отдел.

Когда это произойдет, вам потребуется собрать дополнительную информацию, чтобы решить, как корректировать бухгалтерские записи. В частности, спросите:

• Актив был продан, передан, продан или выброшен на свалку?

• Когда и почему актив был продан?

• Является ли данная ситуация нарушением управления? Другими словами, является ли это изолированным событием или указывает на наличие других подобных проблем?

• Если актив был продан, была ли замена актива и была ли она должным образом капитализирована?

Иногда, когда вы задаете эти вопросы, сотрудники отдела не могут на них ответить. Что тогда? Сколько времени и усилий вы должны потратить на дальнейшие исследования. Это зависит от:

• Долларовая стоимость : Если чистая балансовая стоимость низка, меньше необходимости в дальнейших действиях.

• Изолированное событие : Если нет слабых мест управления, меньше необходимости в последующем наблюдении.

• Возраст : Если актив не был замечен в течение многих лет, маловероятно, что дальнейшие исследования будут плодотворными.

В этих случаях вам нужно будет просто списать актив. Если вы не можете найти его, вы не можете оставить его с большой буквы в бухгалтерских записях. Образец формы выбытия основных средств, которую можно использовать для документирования разрешений бухгалтерского учета на списание неустановленного актива, можно загрузить по адресу kevinharpercpa.com/resources.html.

Неучтенные активы

Вы, несомненно, найдете активы, которые не указаны в бухгалтерских записях. Когда это произойдет, вам нужно будет собрать информацию, чтобы знать, следует ли и как регистрировать эти активы. Спросите:

• Когда был приобретен актив?

• Почему не с заглавной буквы? Это свидетельствует о нарушении контроля?

• Является ли данный актив заменой выбывшего актива? Если да, то был ли списан выбывший актив?

Может быть трудно определить, действительно ли неучтенный актив не капитализирован, потому что:

• Он может быть капитализирован как часть проекта или группы активов.

• Многие аналогичные активы, приобретенные одновременно, могут быть капитализированы как одна статья.

• Бывает сложно сказать, какие активы включены в такие статьи строк, как «общее строительство».

Образец формы добавления основных средств, которую можно использовать для документального оформления разрешений на добавление неучтенного актива в учетные записи, можно загрузить по адресу kevinharpercpa.com/resources.html.

Метки идентификации активов

Если ваша политика еще не ясна, вам нужно будет решить, какие активы должны быть помечены. Сколько тегов будет использоваться, когда несколько активов капитализируются как одна строка в бухгалтерских записях? Сколько тегов, когда один актив имеет несколько компонентов, каждый из которых капитализируется отдельно в бухгалтерских записях?

Как правило, вы должны маркировать оборудование, особенно передвижное оборудование. Эти активы труднее всего отслеживать и легче всего украсть. Как правило, следующие типы активов не маркируются: нематериальные активы, включая программное обеспечение, инфраструктуру и здания. Вам нужно будет решить, следует ли помечать другие активы, такие как транспортные средства, оружие, мебель, недвижимое оборудование, дочерние активы и активы с пороговыми значениями капитализации.

Если активы еще не помечены, вам нужно решить, следует ли помечать их по мере наблюдения. После того, как актив помечен, его легче идентифицировать во время будущих наблюдений. Если активы ранее были помечены, вы, вероятно, тем не менее во время наблюдения обнаружите некоторые из них, которые не были помечены. Это может быть связано с тем, что бирка отвалилась, была стерта или никогда не прикреплялась.

Родительско-дочерние отношения

Многие статьи бухгалтерского учета не являются отдельными активами сами по себе. Большинство современных систем бухгалтерского учета имеют возможность связать дочерний актив с его родительским через поле «Идентификационный номер родительского объекта». Родительские и дочерние активы следует рассматривать вместе. Таким образом, вы захотите определить родительские и дочерние отношения для наблюдений. Примеры родительских и дочерних активов:

• Затраты на строительство после ввода актива в эксплуатацию могут быть капитализированы как отдельная статья.

• Несколько активов, необходимых для совместной работы, таких как аккумуляторная батарея и портативный сварочный аппарат, учитываемые как отдельные позиции.

• Замена части актива, например, замена двигателя транспортного средства или части дорожного покрытия.

Переводы

Когда во время наблюдений вы находите актив, которого нет в списке активов, вы часто получаете такую ​​реакцию от персонала отдела. Ситуации, которые могут привести к регистрации активов не в том отделе, включают:

• Ошибка ввода.

• Актив физически перемещен в другое место.

• Автомобиль поставлен на учет в подразделении, купившем его взамен фонда автопарка.

• Актив ИТ зарегистрирован в отделе, где он используется, а не в отделе ИТ.

Образец формы передачи основных средств, которую можно использовать для документирования утверждений перед бухгалтерскими записями о передаче, можно загрузить по адресу kevinharpercpa.com/resources.html.

Активы без капитализации

Рекомендуемая практика GFOA предполагает, что капитальные активы со стоимостью ниже пороговых значений капитализации отслеживаются по усмотрению департаментов. Кроме того, у некоторых правительств есть политика, требующая отслеживания определенных активов независимо от их стоимости, таких как оружие и ИТ-активы.

Департаменты по своему усмотрению решают, какие мелкие активы следует отслеживать, исходя из следующих соображений:

• Отслеживать те, которые могут быть украдены или утеряны.

• Отслеживайте тех, у кого более высокая стоимость в долларах.

• Отслеживайте тех, кто соответствует юридическим или нормативным требованиям. Например, может потребоваться отдельное отслеживание активов, финансируемых за счет гранта, чтобы надлежащим образом сообщать о них праводателю при их реализации.

• Другие потребности или решения руководства.

Имущество, находящееся в ведении других лиц или принадлежащее другим лицам

Перед началом наблюдений будет полезно определить любые активы, которые не находятся на объекте. Возможно, вам потребуется договориться о наблюдении с другой организацией или получить письменное подтверждение наличия у них имущества. Примеры активов, отсутствующих на площадке:

• Активы на внешнем складе.

• Оборудование куплено, но еще не получено.

• Оборудование, переданное в аренду другим лицам.

Также будет полезно определить любые активы на объекте, которые не принадлежат вам. В этих случаях вам нужно убедиться, что они не капитализированы как неучтенные активы.