Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.
См. предыдущие части ранее.
Оглавление
Часть 1. Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации
Рынок транспортных услуг
Основные игроки на российском рынке
Необходимость оптимизации
Документальное оформление в транспортной логистике
Транспортировка
Хранение, размещение, отпуск
Посредничество в логистической цепи
Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек
Бизнес-процессы и документальное оформление
Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления
Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК
Проблемы работы с документами
Основные направления оптимизации
Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена
Обмен электронными документами с заказчиком
Обмен документами как часть сервиса транспортной компании
Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра
«Бумажные» тормоза ТТН
Оптимизируем процесс. Решение №1
Выводы
Сегодня огромное количество первичных учетных документов в области B2B переведены в электронный вид и с помощью операторов электронных счетов-фактур осуществляется их передача между контрагентами, однако о переводе ТТН в России пока ничего не слышно. На сегодняшний день с большинством грузополучателей, грузоотправителей и клиентов ТЭК уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН – он происходит в бумажном виде. Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство подстроилось под транспортную отрасль, и теперь ТТН передаются в электронном виде с помощью сервисов EDI с использованием электронной подписи.
«Бумажные» тормоза
Как известно, ТТН выписывается грузоотправителем как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых подписывается. Водитель-экспедитор подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь с тем, что груз принят к перевозке и подтвержден факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК. Водитель-экспедитор забирает 3 экземпляра с собой, 4-ый остается у грузоотправителя. После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают 3 экземпляра ТТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании ТТН ТЭК в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата.
И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТТН до офиса компании, а если по пути следования будет взят следующий заказ – время осуществления взаиморасчетов между ТЭК и грузоотправителем значительно увеличивается.
В этой схеме присутствует еще одно заинтересованное лицо – клиент, обратившийся в транспортную компанию, которому необходимо осуществить отправку груза от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае, клиенту, для подтверждения расходов на перевозку достаточно копии ТТН и оригинал акта выполненных работ по перевозке.
Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки, грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой электронными документами через сервис обмена, например, Synerdocs, то схема работы для них значительно не изменится.
Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все стороны подпишут соответствующие документы. Однако, существует возможность оптимизировать и ускорить процесс выставления акта за оказанные услуги.
● Водитель, после подписания ТТН сторонами, вполне может сфотографировать оригинал документа и отправить в офис ТЭК.
● В свою очередь, фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Таким образом, гарантировано оперативное получение вознаграждения от заказчика перевозки.
● Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено важное условие, в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией должно быть прописано использование документов по транспортировке в электронном виде, а именно то, что акт в электронном виде составляется на основании фото ТТН, которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном носителе.
● Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию невозврата оригинала ТТН, например, может производится возврат средств.
Еще одним преимуществом использования сервиса является возможность «отслеживания» груза отправителем. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или отправит уточнение по товарам, то отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТТН.
Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура, договоры, акты и многие другие могут быть отправлены в сервисе, с использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в соответствии с порядком обмена такими документами (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).
Использование электронного документооборота не только значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и оптимизировало бы в целом взаимодействие с контрагентами.
Не так давно, в интервью отделу новостей ИА «Клерк.Ру», представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевода такого документа в электронный вид будет вопросом самого ближайшего времени.
Когда компания желает избавиться от бумажных ТТН и вести весь документооборот в электронном виде, то конечно же, вопрос изначально встает о законодательном регулировании. Попробуем разобраться.
● Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете», пунктом 2 статьи 9 установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа.
● Форма ТТН № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
● ФЗ № 63 «Об электронной подписи» по-прежнему регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок.
Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.
В целом, по моему мнению, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.
1. Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон, также имеет возможность подписывать документы в сервисе.
2. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра инспекторами ГИБДД, водитель может иметь возможность предъявить электронные ТТН, или имеет одну ТТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании документа электронной подписью.
3. К тому же, если в сервисах появится возможность создания таких документов как акт передачи, то можно значительно ускорить процесс урегулирования споров, если по пути следования товар был поврежден.
Пример ТТН в сервисе обмена
Как выяснилось, основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией и доверием новым технологиям.
Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов, конечно, в основном лежит на плечах самих ТЭК, однако любой контрагент нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.
Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товарно-транспортной накладной в электронном виде, но они есть и на бумаге.
Используя сервис обмена для передачи документов компания получает ряд неоспоримых преимуществ:
● Вы можете работать в привычной вам информационной среде и готовить документы именно там;
● Все документы, отправленные в сервисе надежно шифруются;
● Заверенные УКЭП и отправленные документы любых форм имеют юридическую значимость;
● Доставка осуществляется за считанный минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок;
● И конечно, значительно сокращается время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря о экономии на бумаге и почтовых отправках.
Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.
Источник: CFIN
ecm-journal.ru
«было бы желание, а возможность найдется». Synerdocs
31.05.2017
Транспортно-экспедиционные компании занимают 70-80% рынка логистики. Последние события в стране, о которых я писала в статье «Рынок логистики и ЭДО. Стратегия лидеров» оказывают большое влияние на их деятельность. А значит, необходимо искать пути совершенствования внутренних и внешних процессов для того, чтобы удержать и укрепить свои позиции на рынке.
Как мы выяснили в предыдущей статье, своевременная доставка груза грузополучателю и получение вознаграждения за оказанные услуги являются одними из главных задач транспортно-экспедиционной компании (далее – ТЭК). Вознаграждение же выплачивается на основании ряда первичных документов в тот момент, когда заказчику грузоперевозки приходят оригиналы почтовыми службами. Как правило, это занимает длительное время и затягивает сроки расчетов.
Важная составляющая любой грузоперевозки
Такой документ, как товарно-транспортная накладная (далее – ТТН), подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также является основанием для расчетов с перевозчиком. Его оформляют во всех случаях перевозки товарно-материальных ценностей автомобильным транспортом.
Федеральный закон от 08.11.2007 года №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом, определяет общие условия перевозок грузов, а также общие условия предоставления услуг фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур.
Во второй статье подробнее поговорим о том, какие процессы в работе с ТТН можно скорректировать, чтобы ускорить получение вознаграждения за перевозку. И главное, узнаем, как в этом помогает электронный документооборот.
Товарно-транспортная накладная на бумаге
Сегодня в мире, в частности области B2B, огромное количество первичных учетных документов уже переведены в электронный вид, и с помощью операторов электронных счетов-фактур успешно идет их обмен между контрагентами. Однако о переводе ТТН в России пока ничего не слышно. Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство подстроилось под транспортную отрасль, и теперь ТТН передаются в электронном через сервисы EDI с использованием электронной подписи. Так, может, необходимость электронных ТТН в России надуманна, и процесс работы с этими документами возможно наладить иным образом?
К слову, перед тем как погрузиться в вопросы ЭДО в логистике, мне удалось пообщаться с представителями нескольких транспортно-экспедиционных компаний, и выяснить, что вопрос с переводом ТТН в электронный вид является для них актуальным (!). На сегодняшний день с большинством грузополучателей, грузоотправителей и клиентов их ТЭК уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН – он происходит в бумажном виде.
Известно, что грузоотправитель выписывает ТТН как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых заверяет своей подписью. Водитель-экспедитор также подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК состоялся. Он забирает три экземпляра с собой, а четвертый остается у грузоотправителя. После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании ТТН транспортно-экспедиционная компания в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата. И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТТН до офиса компании. К тому же, если по пути следования будет взят следующий заказ, сроки увеличиваются.
В этой схеме может присутствовать также клиент – лицо, обратившееся в транспортную компанию, которому необходимо отправить груз от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае для подтверждения расходов на перевозку клиенту достаточно копии ТТН и оригинала акта выполненных работ.
Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки, грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой электронными документами через Synerdocs, то схема работы для них значительно не изменится. Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все стороны подпишут соответствующие документы. Однако существуют пути оптимизации и ускорения процесса выставления акта за оказанные услуги:
1. После подписания ТТН сторонами водитель может сфотографировать оригинал документа и отправить в офис ТЭК в электронном виде.
2. Фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Что в свою очередь гарантирует оперативное получение вознаграждения.
3. Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено важное условие: в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией следует явно прописать о возможности использования документов по транспортировке в электронном виде. В частности, что акт в электронном виде составляется на основании фото ТТН, которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном носителе.
4. Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию невозврата оригинала ТТН, например, может производиться возврат средств.
Еще одно преимущество использования сервиса Synerdocs для отправителя – это возможность «отслеживания» груза. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или сформирует уточнение по товарам, отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТТН.
Если же компании не сталкивались ранее с обменом электронными документами с контрагентами, то представленные преимущества – весомый аргумент для перехода на ЭДО через Synerdocs.
Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура, договоры, акты и многие другие, могут быть отправлены в сервисе с использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в соответствии с порядком обмена (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).
Использование электронного документооборота не только значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и в целом оптимизировало бы взаимодействие с контрагентами.
Напомним, что для любой ТЭК важно своевременно доставить груз и ускорить получение оплаты. Избавление от бумажных хлопот только бы приблизило компанию к выполнению поставленных задач.
В марте 2017 года в интервью отделу новостей ИА «Клерк.Ру» представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевод такого документа в электронный вид будет решаться в самое ближайшее время.
Зачастую, когда компания желает избавиться от бумажных ТТН и перевести документооборот в электронный вид, она сталкивается с вопросами нормативного регулирования. Попробуем систематизировать существующие НПА:
1. Федеральным законом от 06.12.2011 года №402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете», пунктом 2 статьи 9 установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа.
2. Форма ТТН № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
3. Федеральный закон от №63-ФЗ «Об электронной подписи» по-прежнему регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок.
Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.
В целом, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.
1. Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон и подписывать документы в сервисе.
2. В случае веских оснований для дополнительного осмотра груза инспекторами ГИБДД водитель может предъявить электронные ТТН или одну ТТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании УКЭП.
К примеру, так выглядит печатная форма электронной накладной ТОРГ-12, выгруженной с соответствующей отметкой из сервиса Synerdocs:
3. К тому же если добавить возможность создания такого документа, как акт передачи, значительно ускорится процесс урегулирования споров, особенно в случае повреждения товара по пути следования
Как видим, основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией решения.
Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов в основном ложится на плечи самих ТЭК, при этом, каждый участник грузоперевозки нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.
Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товаросопроводительных документов в электронном виде, но они есть и в случае работы с бумажными аналогами.
Используя Synerdocs для передачи документов, транспортно-экспедиционные компании получают ряд неоспоримых преимуществ:
● Можно продолжать работать в привычной информационной среде и готовить документы, не переключаясь между системами.
● Все документы, отправленные в сервисе, надежно шифруются.
● Все отправленные документы за счет заверения их квалифицированной электронной подписью имеют юридическую значимость.
● Доставка документов осуществляется за считанные минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок.
● И конечно, ускоряется время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря об экономии на бумаге и почтовых отправках.
Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.
Несомненно, реализовать перевод ТТН в электронный вид можно и иначе, используя имеющиеся базы данных ЕИКТС (единая информационно-телекоммуникационная система органов внутренних дел), однако это пока останется вопросом реализации на государственном уровне. Сегодня же компаниям ничего не мешает оптимизировать свои процессы, используя сервисы обмена. Как гласят уроки древних китайцев, «Было бы желание, а возможность найдется».
С возможностями Synerdocs в транспортных компаниях можно ознакомиться на специализированной странице.
Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs
www.synerdocs.ru
Вся правда об электронных транспортных накладных #электронный документ #СЭД #ECMJ
Бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова рассказала, как работать с электронной транспортной накладной, не дожидаясь изменений в законодательстве.
Минтранс РФ рассчитывает, что Постановление, предусматривающее введение электронных транспортных накладных, вступит в силу в IV квартале 2018 года. Об этом говорится в материале «Известий», которые первыми ознакомились с Проектом Постановления «О внесении изменений в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом».
− На наш взгляд, в ближайшее время значительных законодательных изменений в сфере электронных транспортных накладных ждать не стоит. Особенно в части формализации, − рассуждает Алиса Муратова, бизнес-аналитик сервиса обмена электронными документами Synerdocs.
Продолжая разговор об изменениях в законодательстве, Алиса Муратова предлагает вспомнить о таком документе, как акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Он составляется при выявлении количественных или качественных расхождений. По словам бизнес-аналитика, о формализации этого документа речь идет уже как минимум третий год, но видимых результатов до сих пор нет. Что касается создания Института электронной транспортной накладной, это вопрос не 3-4 месяцев и даже не одного года.
Работать с электронной транспортной накладной можно уже сегодня. При этом самым важным условием является заинтересованность всех сторон – грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Важно также, чтобы каждый участник соглашения, включая водителя, был подключен к системе электронного документооборота транспортных накладных.
Проект Постановления предполагает формирование Реестра операторов, регулирующих электронный обмен информацией, с которыми участник перевозки будет обязан заключить соглашение.
Перед вступлением Постановления в силу планируется скорректировать правила перевозки грузов автотранспортом, урегулировать вопросы переадресовки груза при составлении ЭТрН. Кроме того, планируется изменить организацию документооборота электронных транспортных накладных.
− В Проекте Постановления не учтены множество моментов, которые могут заинтересовать представителей транспортно-логистических компаний. Например, на сегодняшний день нет единых требований к оператору системы электронной транспортной накладной, − подчеркивают в Synerdocs. – В существующей версии законопроекта отсутствует и порядок единой идентификации водителей, например, через систему ЕСИА, что существенно бы облегчило работы по идентификации. Также открытыми остаются вопросы роуминга при обмене электронными транспортными накладными. И судя по тому, как операторы при обмене счетами-фактурами не могли договориться между собой несколько лет, есть большие сомнения, что вопросы по роумингу разрешатся в течение года.
Есть и еще одна важная недоработка существующей версии Постановления Минтранса РФ. Пока не решен вопрос нормы, которая подразумевает предъявление оригинала транспортной накладной на бумаге инспектору ГИБДД.
Алиса Муратова также отмечает, что законодательство уже разрешает переводить транспортную накладную в электронный вид. В частности, в Федеральном законе №402 «О бухгалтерском учете» говорится, что если документ обладает обязательными реквизитами первичного учетного документа, и в целом он подписан в соответствие с ФЗ №63 «Об электронной подписи», то такой перевод является правомерным. По словам эксперта Synerdocs, разъяснения по этому вопросу также предоставлялись в многочисленных письмах Министерства финансов РФ.
Несмотря на вышесказанное, единый регламент работы с электронными транспортными накладными для всех компаний отсутствует, как минимум, до вступления в силу соответствующего Постановления.
− Оптимизация обмена электронными транспортными накладными зависит от заинтересованности компании в целом. Иллюстрирующий пример: из Москвы до Владивостока ехать 5 дней. Транспортная компания не сможет получить денежные средства за услуги, пока грузоотправитель не увидит оригинал подписанной всеми сторонами накладной. Соответственно, требуется ждать все 5 дней, пока накладная приедет обратно с водителем или ее доставят почтовыми службами. Поэтому интерес к продукту достаточно большой, − отмечает аналитик сервиса Synerdocs, предоставляющего услугу обмена электронной транспортной накладной.
Алиса Муратова приводит в пример FM Logistic и сервис GroozGo. Оба перевозчика уже провели пилотные проекты по обмену электронными документами со своими грузоотправителями и получателями. В рамках «пилотов» компании успешно протестировали схему, где 4 бумажных экземпляра успешно заменила одна ЭТрН.
Для того, чтобы рассмотреть сложности работы с бумажными документами в логистике, изучить вопросы текущего законодательства в сфере электронного документооборота, сервис Synerdocs приглашает всех желающих на онлайн-семинар. Зарегистрироваться можно по ссылке: онлайн-семинаре «Электронная транспортная накладная: из Владивостока в Москву за 5 минут».
Напомним, что Россия и Казахстан в сентябре могут запустить пилотный проект по отслеживанию транзитных грузовых автоперевозок с помощью электронных пломб. Активная подготовка началась с 1 августа. В пилотном проекте с российской стороны примут участие РТИТС (оператор системы «Платон»), «ГЛОНАСС», ФТС, Минэкономики и другие ведомства.
Источник: Логирус.ру
ecm-journal.ru
Электронные транспортные накладные в России внедрят в 2018 году
Нынешняя законодательная инициатива предполагает возможность использования отечественными транспортно-логистическими операторами электронных накладных наравне с их традиционными бумажными аналогами.Как следует из текста документа (копия имеется в распоряжении ГиД), в России вводится понятие электронной транспортной накладной. Дословно это «транспортная накладная, оформленная в электронном виде, подписываемая электронными подписями». Одновременно устанавливается определение «оператора системы документооборота электронных транспортных накладных» — это организация, обеспечивающая документооборот электронных транспортных накладных и включенная в реестр операторов документооборота электронных транспортных накладных.
Также в проекте постановления отмечается, что ЭТН «оформляется по согласию грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя о составлении транспортной накладной в электронном виде при условии подключения грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, водителя к системе документооборота электронных транспортных накладных».
В целом в Минтрансе рассчитывают, что внедрение ЭТН позволит легализовать отечественный рынок автомобильных грузовых перевозок, выведя его из тени. По оценкам экспертов, в некоторых регионах страны доля «серого сектора» сегодня доходит до 70% и более. В большинстве случаев нелегальными участниками рынка являются индивидуальные предприниматели.
«Применение электронной накладной даст возможность в автоматическом режиме через налоговые органы проверять соответствие заключенных договоров автоперевозок действующему законодательству и позволит исключить так называемые серые схемы. За счет этого государство сможет увеличить налоговые поступления» — приводят слова представителя министерства «Известия».
По данным издания, разработанный Минтрансом проект правительственного постановления может быть принят и вступить в силу в IV квартале нынешнего года.
Стоит отметить, что предложения по внедрению ЭТН в последние годы регулярно поступали к властям со стороны отечественных грузоперевозчиков. По мнению участников рынка, данная мера в значительной степени упростит и облегчит работу компаний. Так, в частности, самое активное участие в выработке предложений по внедрению ЭТН принимали члены Межотраслевого экспертного совета (МОЭС). Кроме того, аналогичное предложение было озвучено представителями сферы грузовых перевозок в ходе прошлогодней мартовской встречи с главой правительства России Дмитрием Медведевым, по итогам которой им было дано соответствующее поручение.
Добавим также, что с 1 января 2018 года автомобильные перевозчики стран ЕАЭС перешли на использование электронных версий таможенных деклараций. В соответствии с положениями вступившего в силу Таможенного кодекса ЕАЭС декларирование процедуры таможенного транзита стало возможным как в письменной, так и в электронной форме.
truckandroad.ru
Электронная транспортная накладная. Ответы на вопросы.
28 августа состоялся онлайн-семинар Synerdocs «Электронная транспортная накладная: из Владивостока в Москву за 5 минут». Наши эксперты рассмотрели вопросы, которые задавали в прямом эфире, и дали развернутые ответы.
Георгий: Как водитель на месте подписывает электронную накладную?
Муратова Алиса: Наше решение предусматривает подписание документов простой электронной подписью с использованием мобильного устройства водителя. На сегодняшний день реализовано подписание с помощью СМС и с использованием чат-бота в Viber. Что касается СМС-подписания: водитель получает короткое текстовое сообщение о получении груза и при подписании отправляет определенный код, при необходимости имеет возможность внести оговорки и примечания, с Viber ситуация аналогична.
Владимир: Кто выдает такую ПЭП?
Иван Агапов: Создание ПЭП соответствует требованиям ФЗ-N63 «Об электронной подписи». Простая электронная подпись выдается в рамках нашего сервиса. Как оператор ЭДО, мы определяем, каким образом она работает, функционирует, и как правила об ее использовании должны закрепляться в соответствующих локальных НПА. В процедуре идентификации участников документооборота, то есть самих водителей, участвует сама транспортно-логистическая компания. При выдаче подписи на перевозчика, то есть когда, например, ТЛК использует для оказания услуг сторонних перевозчиков, есть возможность задействовать для идентификации водителей самих перевозчиков – их представителей, ответственных лиц.
Ренат: Что водитель должен предъявить инспектору ГИБДД в случае остановки в дороге, где нет связи? бумажный вариант?
Муратова Алиса: На сегодняшний день законодательство не предусматривает решения данного вопроса с возможностью предоставления электронной ТрН инспектору ГИБДД, поэтому пока инспекция принимает только бумажные документы. Поэтому мы предлагаем на стороне грузоотправителя распечатать один экземпляр транспортной накладной, проставить необходимые печати и подписи со стороны грузоотправителя и водителя, а по месту прибытия на стороне грузополучателя данный экземпляр уничтожить.
Павел: Некоторые водители СМС-то отправить не могут, а тут вайбер и подписи…
Муратова Алиса: По итогам пилотов могу сказать, что действительно, для одних водителей это барьер, для других наоборот такой вид подписания является огромным преимуществом. Они прекрасно понимают, что теперь не нужно будет везти накладную в офис транспортной компании через всю страну или срочно искать почтовое отделение, чтобы отправить почтовыми службами. На пилотных проектах эти вопросы решались с помощью инструкций, видеороликов и консультаций.
Даниил: В какой форме нужно будет представлять документы в ФНС? Нужна ли будет подпись водителя физическая? Получателя? Есть прецеденты запросов?
Алиса Муратова: По аналогии с другими электронными документами ФНС принимает скан печатной формы с печатью организации, то есть подписи остальных участников не нужны. Запросов именно транспортных накладных еще не было. Есть письмо ФНС по приему этих документов в электронном виде, где ФНС подтверждает возможность предоставления данных документов.
Наталья: Грузополучатель тоже должен работать в вашей системе для подписания электронной транспортной накладной?
Алиса Муратова: Ставить что-то отдельно нет необходимости. Все участники перевозки должны быть подключены к сервису Synerdocs. Уже сегодня практически все компании сдают отчетность в электронном виде, соответственно, имеют квалифицированные подписи, с помощью которых можно зарегистрироваться в нашем сервисе. Если говорить о создании документа, о работе и подписании сторонами, то существуют готовые интеграционные решения и открытый API, с помощью которого вы можете смело работать в своей информационной системе.
Дмитрий: Имеется ли в планах перевод в электронный формат ТТН?
Алиса Муратова: На сегодняшний день решение обеспечивает работу с электронной транспортной накладной. Но при желании вы можете заменить ТТН на два документа – транспортная накладная + товарная накладная – и так же обмениваться ими с контрагентами через наш сервис. Вопрос создания электронной ТТН сейчас прорабатывается нашими аналитиками, мы планируем в следующих версиях сервиса добавить функциональность ее использования.
Подробнее о размышлениях по поводу электронной товарно-транспортной накладной рекомендую прочитать мою статью «Переход на электронные ТТН: «было бы желание, а возможность найдется».
Иван: Для ФНС нужно где-то хранить эти ТН. Архив лучше делать в СЭД или в вашем сервисе? Выборки для налоговых автоматически создаются?
Иван Агапов: Зависит от варианта работы участников. Если решение интегрировано с системой пользователя, то он работает в одном окне своей информационной системы. Что касается архива документов, СЭД в этом случае используется для хранения, сортировки и подготовки документов для представления в органы. В сервисе обмена тоже хранятся документы, но в СЭД инструменты для работы с архивом удобнее.
Сергей: Сколько времени в вашем сервисе хранится эТРН??
Алиса Муратова: 272 Постановление говорит о том, что транспортную накладную нужно хранить 3 года, но по умолчанию в сервисе Synerdocs ЭТрН хранятся 5 лет. Но если вам нужен более длительный срок хранения, можно заключить отдельный договор, мы готовы пообщаться с вами на эту тему.
Владимир: В каком формате накладная? XML? ФНС же не имеет возможности обработать эти XML.
Муратова Алиса: Владимир, накладная в нашем сервисе реализована в формате XML. Как и любой другой документ в XML, транспортная накладная имеет печатную форму, которую можно представить в ФНС. Распечатываете из сервиса с отметками о том, что документ прошел через сервис обмена Synerdocs и подписан соответствующими подписями, заверяете собственноручной подписью, печатью вашей организации, что копия верна и представляете по месту требования.
Иван: Прецеденты по использованию ТрН в электронном виде есть как минимум в ЖД перевозках в РЖД. Это конкурентное решение?
Иван Агапов: ЭТРАН – решение, которое существует уже несколько лет в рамках перевозок РЖД и не является конкурентным решением, так как предназначено для железнодорожных перевозок со стороны РЖД и не масштабируемо в автоперевозках.
Думаю, со временем мы интегрируем наши решения, потому что перевозка груза может осуществляться разным транспортом – сначала автотранспортом, потом ж/д и т.д.
***
Подробно о нашем решении читайте на странице «Решаем задачи транспортно-логистических компаний».
Если у вас остались вопросы к экспертам, вы можете отправить их по e-mail: [email protected], [email protected].
Источник: Synerdocs
ecm-journal.ru
«Введение электронных транспортных накладных – вопрос не одного года»
Бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова рассказала, как работать с электронной транспортной накладной, не дожидаясь изменений в законодательстве
Минтранс РФ рассчитывает, что Постановление, предусматривающее введение электронных транспортных накладных, вступит в силу в IV квартале 2018 года. Об этом говорится в материале «Известий», которые первыми ознакомились с Проектом Постановления «О внесении изменений в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом».
− На наш взгляд, в ближайшее время значительных законодательных изменений в сфере электронных транспортных накладных ждать не стоит. Особенно в части формализации, − рассуждает Алиса Муратова, бизнес-аналитик сервиса обмена электронными документами Synerdocs.
О том, как обмениваться транспортными накладными в электронном виде в рамках действующего законодательства, и каким образом это оптимизирует работу компаний, эксперты Synerdocs расскажут 28 августа на бесплатном онлайн-семинаре «Электронная транспортная накладная: из Владивостока в Москву за 5 минут».
Продолжая разговор об изменениях в законодательстве, Алиса Муратова предлагает вспомнить о таком документе, как акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Он составляется при выявлении количественных или качественных расхождений. По словам бизнес-аналитика, о формализации этого документа речь идет уже как минимум третий год, но видимых результатов до сих пор нет. Что касается создания Института электронной транспортной накладной, это вопрос не 3-4 месяцев и даже не одного года.
Работать с электронной транспортной накладной можно уже сегодня. При этом самым важным условием является заинтересованность всех сторон – грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Важно также, чтобы каждый участник соглашения, включая водителя, был подключен к системе электронного документооборота транспортных накладных.
Проект Постановления предполагает формирование Реестра операторов, регулирующих электронный обмен информацией, с которыми участник перевозки будет обязан заключить соглашение.
Перед вступлением Постановления в силу планируется скорректировать правила перевозки грузов автотранспортом, урегулировать вопросы переадресовки груза при составлении ЭТрН. Кроме того, планируется изменить организацию документооборота электронных транспортных накладных.
− В Проекте Постановления не учтено множество моментов, которые могут заинтересовать представителей транспортно-логистических компаний. Например, на сегодняшний день нет единых требований к оператору системы электронной транспортной накладной, − подчеркивают в Synerdocs. – В существующей версии законопроекта отсутствует и порядок единой идентификации водителей, например, через систему ЕСИА, что существенно бы облегчило работы по идентификации. Также открытыми остаются вопросы роуминга при обмене электронными транспортными накладными. И судя по тому, как операторы при обмене счетами-фактурами не могли договориться между собой несколько лет, есть большие сомнения, что вопросы по роумингу разрешатся в течение года.
Есть и еще одна важная недоработка существующей версии Постановления Минтранса РФ. Пока не решен вопрос нормы, которая подразумевает предъявление оригинала транспортной накладной на бумаге инспектору ГИБДД.
Алиса Муратова также отмечает, что законодательство уже разрешает переводить транспортную накладную в электронный вид. В частности, в Федеральном законе №402 «О бухгалтерском учете» говорится, что если документ обладает обязательными реквизитами первичного учетного документа, и в целом он подписан в соответствие с ФЗ №63 «Об электронной подписи», то такой переход является правомерным. По словам эксперта Synerdocs, разъяснения по этому вопросу также предоставлялись в многочисленных письмах Министерства финансов РФ.
Несмотря на вышесказанное, единый регламент работы с электронными транспортными накладными для всех компаний отсутствует, как минимум, до вступления в силу соответствующего Постановления.
− Оптимизация обмена электронными транспортными накладными зависит от заинтересованности компании в целом. Иллюстрирующий пример: из Москвы до Владивостока ехать 5 дней. Транспортная компания не сможет получить денежные средства за услуги, пока грузоотправитель не увидит оригинал подписанной всеми сторонами накладной. Соответственно, требуется ждать все 5 дней, пока накладная приедет обратно с водителем или ее доставят почтовыми службами. Поэтому интерес к продукту достаточно большой, − отмечает аналитик сервиса Synerdocs, предоставляющего услугу обмена электронной транспортной накладной.
Алиса Муратова приводит в пример FM Logistic и сервис GroozGo. Оба перевозчика уже провели пилотные проекты по обмену электронными документами со своими грузоотправителями и получателями. В рамках «пилотов» компании успешно протестировали схему, где 4 бумажных экземпляра успешно заменила одна ЭТрН.
Для того, чтобы рассмотреть сложности работы с бумажными документами в логистике, изучить вопросы текущего законодательства в сфере электронного документооборота, сервис Synerdocs приглашает всех желающих на онлайн-семинар — зарегистрируйтесь, чтобы принять участие.
Напомним, что Россия и Казахстан в сентябре могут запустить пилотный проект по отслеживанию транзитных грузовых автоперевозок с помощью электронных пломб. Активная подготовка началась с 1 августа. В пилотном проекте с российской стороны примут участие РТИТС (оператор системы «Платон»), «ГЛОНАСС», ФТС, Минэкономики и другие ведомства.
Материал подготовлен совместно с сервисом Synerdocs
Фото: artfinancenews.ru
logirus.ru
Электронная транспортная накладная против проблем в грузоперевозках
Алиса Муратова, аналитик Synerdocs
С начала 2017 года на рынке транспортной логистики началось активное обсуждение возможности перевода транспортных накладных в электронный вид. Почему интерес возник именно к этой теме? Для чего грузоотправителям, грузополучателям и транспортным компаниям понадобилось что-то менять в своей привычной работе? Какие выгоды и преимущества они получат, если всё-таки перейдут на электронные транспортные накладные? Давайте разбираться. Ниже я привела 5 причин, почему переход на электронные транспортные накладные (далее — ЭТрН) не стоит откладывать в долгий ящик.
м
1 проблема: Задержка оплаты
Жизненный цикл у бумажной транспортной накладной (далее — ТН) довольно длинный. Сначала ее создают либо в учетной системе, либо в логистической, нередки случая заполнения/дозаполнения вручную. После того как бумажные экземпляры подписаны сторонами, они преодолевают сотни и тысячи километров в кабине водителя. Часто приходится представлять ТН сотрудникам ГИБДД, и, конечно, подписывать у грузополучателя при сдаче. А далее водитель бежит в отделение почты и отправляет ее в свою транспортную компанию, либо садится в машину и выдвигается в обратный путь, где по дороге берет еще несколько грузов для доставки.
От того, насколько оперативно поступят оригиналы транспортной накладной, зависит скорость формирования первичных документов, выставление счета заказчику грузоперевозки, получение оплаты и расчеты с водителями.
Бывают ситуации, когда заказчик перевозки и транспортная компания находятся в доверительных отношениях, и подтверждением перевозки является фотография ТН, сделанная водителем, но случается это довольно редко. Тут возникает вопрос, во-первых, о юридической значимости такого документа, и во-вторых, что делать, если оплату уже провели, а накладная потерялась в пути?
Чем помогает транспортная накладная в электронном виде?
К электронной транспортной накладной (далее — ЭтрН) доступ имеют все участники перевозки: грузоотправитель, грузополучатель, водитель, транспортная компания. При этом каждая из сторон подписывает документ электронной подписью.
Как только груз доставлен и ЭТрН подписана, можно оплачивать услуги транспортной компании и полностью исключить кассовые разрывы. Оригинал юридически значимого электронного документа находится у всех участников. Грузоотправитель видит, что груз доставлен, а транспортная компания выставляет акты и счета.
2 проблема: Потери и порча
Водитель везет товар на дальнее расстояние, по пути возникают новые заказы — сборные грузы, дополнительные погрузки и разгрузки на складах. Как следствие, постоянное обращение к документам ведет к их порче, потере или банальной путанице.
Как решает эту проблему электронная транспортная накладная?
ЭТрН всегда находится на мобильном устройстве водителя, при необходимости он может к ней обратиться, внести примечания и отметки при погрузке и разгрузке у грузополучателя, и, конечно, подписать электронной подписью.
3 проблема: Нет информации о принятых и непринятых
Нередко у транспортной компании заказывают перевозку скоропортящейся продукции. Водитель привозит груз получателю, но тот по разным причинам принимает только 70% позиций из 100. Непринятый товар отвозят обратно на склад отправителя. В результате продукты портятся и их попросту приходится списывать.
Что же будет при использовании электронного документооборота?
Транспортная накладная, составленная в электронном виде, позволяет грузоотправителям оперативно организовать реализацию непринятой покупателем продукции. Грузополучатель, обнаружив расхождения, как правило, составляет акт по форме М-7 или ТОРГ-2, а в транспортной накладной делает соответствующие отметки о приемке, например: «Принято 7 коробок». В этот момент отправитель уточняет расхождения, мгновенно корректирует документы по поставке и может смело реализовывать остатки продукции. При этом сотрудники, ответственные за отгрузки, используя сервис обмена электронными документами, смогут скорректировать товарную накладную, и счета-фактуры за считанные минуты.
4 проблема: Кражи грузов
По официальной статистике МВД России, за 1 квартал 2017 года зарегистрированы более чем 600 заявлений по статье 159 УК РФ «Мошенничество» в отношении пропавших грузов. Хищение при перевозке автомобильным транспортом по России — заранее подготовленные серые схемы, целенаправленная деятельность организованных преступных групп.
Как это было. Реальный случай 22 апреля 2014 года на погрузку в город Руза Московской области прибывает транспортное средство для доставки груза в Тольятти. А уже 23 апреля 2014 года это же транспортное средство с этим же водителем приезжает в Коломну для перевозки мясной продукции Елабугу. В обоих случаях грузы были похищены. Стороны выясняли в суде, кто оплатит груз (дела в Арбитражных судах: № А40-28430/2015 и № А41-77545/2014). И это только один из множества примеров. |
Как помогает электронная транспортная накладная?
Доступ к мобильному подписанию ЭТрН водитель получает только после идентификации на стороне транспортной компании. Таким образом, он не может забрать груз, пока не подпишет документ электронной подписью с помощью мобильного устройства. Даже если его паспортные данные и данные в доверенности на получение груза совпадают, процедура подписания является обязательной. Соответственно, получить информацию по конкретной накладной и подписать ее в электронном виде у мошенников не получится.
5 проблема: Пыльные архивы и затяжные подготовки к проверкам ФНС
Транспортная накладная создается, как минимум, в трех экземплярах на каждую поставку. Каждая транспортная компания и грузоотправитель не понаслышке знают, какое количество бумажных документов хранятся в бумажных архивах. А когда нужно найти необходимый, это превращается в целый квест. И еще одна проблема, вытекающая из предыдущей, это подготовка документов в налоговым проверкам.
Как грамотно организовать хранение и упростить поиск?
Документы в электронном виде существенно упрощают жизнь пользователей. Транспортные накладные будут храниться в сервисе обмена, со всеми необходимыми подписями в соответствии с текущим законодательством. Больше не придется тратить часы и дни на их поиск, комплектацию и подготовку к проверкам. Необходимо лишь выгрузить их из сервиса обмена, распечатать, заверить печатями и подписями организации и представить по месту требования.
При этом их можно хранить как локально на компьютере, так в сервисе обмена или в системе электронного документооборота.
***
Конечно, причин больше чем 5. Есть и стандартные выгоды, связанные с экономией бумаги, отсутствием почтовых пересылок, оперативным исправлением и корректировками, а также в целом с более простой работой с документом.
Уже сегодня сервис Synerdocs позволяет обмениваться транспортными накладными в электронном виде и получать взаимную выгоду участникам. О том, что из себя представляет решение, как подписывать ЭТрН в сервисе, и как прошли пилотные проекты, можете узнать на нашем бесплатном онлайн-семинаре «Электронная транспортная накладная. Отгружайте без бумаги», смотрите его в записи.
Источник: Synerdocs
ecm-journal.ru
